BAB XIII (PENGAWASAN DALAM ORGANISASI)

Pengawasan adalah salah satu fungsi dari seorang pemimpin, tapi seorang pemimpin harus memahami arti dan  tujuan pengawasan.  George R. Tery (2006:395) mengartikan control is to determine what is complished, evaluate it and apply corrective measures, if need, to insure result in keeping with the plan (Pengawasan  adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan). Henry Fayol mengatakan control consist in verifying whwther everything occure in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. Sedang Newman mengartikan control is assurance that the performance conform to plan.

Dari batasan diatas control bisa disimpulakan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudh dilaksnakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud upaya pelaksnaan pekejaan sesuai dengan rncna semula. Pengawasan kaitannya dengan mengidentifikasi komitmen terhadap tindakan yang ditunjukan untuk hasil masa yang akan datang. sehingga pengawasan dilaksanakan untuk mengusahakan agar komitmen tersbut dilaksanakan.

PRINSIP PENGAWASAN.

Intinya : memastikan  pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewnang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel, dapt merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dpat dimengerti dan dapat menjamin diadkannya tidnakan korektif.

Dalam uraian pengertian pengawasan ini, akan diawali dengan batasan-batasan dari pada manajemen karena pengawasan merupakan salah satu fungsi dari manajemen.
Manajemen merupakan faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan-tujunannya. Pernyataan tersebut diperjelas oleh Stoner (dalam Handoko, 1999 : 8) : Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengerahan dan pengawasan usaha-usaha organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut terlihat bahwa Stoner mengemukakan kata proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling baerkaitan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.
Proses manajemen yang memanfaatkan sumber daya manusia, organisasi sangat membantu peningkatan iklim kerja serta sumber-sumber lainnya. Dalam proses manajemen juga aktivitas manajerial, oleh Siagian (1997 : 136) disebutnya Manajerial Control yaitu untuk sedapat mungkin mencegah timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan penyelewengan-penyelewengan dari rencana yang telah dirumuskan sebelumnya.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan : The process of monitoring activities to determine wheter resources effectively and effecienthso or to accomplish their objective and where this is not being achieved, implementing corrective action. Pernyataan tersebut menunjukan bahwa pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

 Oleh karena ituKertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakuakn sesuai dengan perencanaannya. Manajer organisasi menggunakan kamampuan, kecakapan dan keterampilannya berusaha mengawasi dan menilaim aktivitas bawahannya dalam melakukan pekerjaan sehingga tujuan dan sasaran dapar dicapai dengan baik, serta terutama sekali manajer harus berusaha menemukan penyimpangan yang dilakukan bawahannya. Tindakan manajer organisasi tersebut akan membantu peningkatan displin kerja bawahannya.
Pendapat diatas tersebut menunjukan pengawasan itu seharusnya lebih menitikberatkan pada kegiatan penilaian, menerapkan perbaikan-perbaikan terhadap kegiatan yang menyimpang, harus ada tindakan memaksa terhadap pegawai yang melakukan penyimpangan dalam kerjanya, mengadakan pengaturan tindakan lebih tegas, serta meninjau kembali hasil kerja organisasi sehingga menjamin pekerjaan itun dapat berhasil dengan baik dan cermat. Hal ini ditegaskan pula oleh Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) :
Control is to determaine what is accomplished ecaluate it and apply corrective, if neede to insure in keeping with the plan. (Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana).

narasumber : 

http://janithatriana.blogspot.com/2010/11/bab-xiii-pengawasan-dalam-organisasi.html

BAB XII (PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI)

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Manajer senatiasa mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan datang. Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan eksternal. Berbagai kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor seperti tujuan, kebijakan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga dapat merubah organisasi.

Cara Penanganan Perubahan 

Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan ( Planed Cange ) 

Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.

Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan. 

Penolakan Terhadap Perubahan

Ada tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :

1. Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan

2. Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada

3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Peoses Pengelolaan Perubahan

Proses perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai kualifikasi organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Pendekatan Perubahan Organisasi

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.

Pendekatan Struktur

Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :

Pertama melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.

Kedua desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja. Ketiga modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.

Pendekatan Teknologi

Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi. Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.

Pendekatan Orang

Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif. 

Konsep Pengembangan Organisasi

Salah satu teknik pengembangan Organisasi adalah Grid OD yang didasarkan atas kisi-kisi manajerial. R. Blake dan J. Mouton mengidentifikasikan berbagai kombinasi perhatian terhadap produk dan orang. Enam tahap yang perlu diperhatikan dari program Grid OD yaitu :

1. Latihan

2. Pengembangan tim

3. Pengembangan antar kelompok

4. Penetapan tujuan organisasi 

5. Pencapaian tujuan

6. Stabilitas.

Manajemen Konflik ( Management Conflict )

Konflik organisasi adalah perbedaan pendapat antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok, karena harus membagi sumber daya yang langka, atau aktivitas kerja dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, penilaian atau pandangan yang berbeda.

Perbedaan antara konflik dengan persaingan ( kompetensi) terletak pada apakah salah satu pihak dapat mencegah pihak lain dalam pencapaian tujuannya ? kompetensi terjadi, apabila tujuan kedua belah pihak tidak sesuaim, akan tetapi kedua belah pihak tidak dapat saling mengganggu. Sebagai contoh dua bagian pemasaran komputer yang saling bersaing dalam satu organisasi, dimana kedua bagian tersebit siapakah yang pertama mencapai atau memenuhi keuota penjualan yang paling banyak.

Jenis-Jenis Konflik

Ada lima jenis ( tipe ) konflik dalam kehidupan organisasi yaitu :

1. Konflik didalam individu :konflik ini timbul apabila individu merasa bimbang terhadap pekerjaan mana yang harus dilakukannya, bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya. 

2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama : konflik ini timbul akibat tekanan yang berhubungan dengan kedudukan atau perbedaan-perbedaan kepribadian.

3. Konflik antar individu dan kelompok : konflik ini berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka, contohnya seseorang yang dihukum karena melanggar norma-norma kelompok.

4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama.: adanya pertentangan kepentingan antar kelompok.

5. Konflik antar organisasi

6. Akibat adanya bentuk persangingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara. Konflik semacam ini diakui sebagai sarana untuk mengembangkan produk baru, teknologi, jasa-jasa, harga yang lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien.

Metode-Metode Pengelolaan Konflik

Metode Stimulasi Konflik

Metode ini digunakan untuk menimbulkan rangsangan karyawan karena karyawan pasif yang disebabkan oleh situasi dimana konflik terlalu rendah. Rintangan semacam ini harus diatasi oleh manajer untuk merngsang konflik yang produktif.

Metode stimulasi konflik meliputi 1) pemasukan atau penempatan orang luar ke dalam kelompok 2) penyusunan kembali organisasi 3) penawaran bonus, pembayaran intensif dan penghargaan untuk mendorong persaingan 4) pemilihan manajer-manajer yang tepat dan 5) perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan.

Metode Pengurangan Konflik

Metode ini mengurangi permusuhan ( antagonis ) yang ditimbulkan oleh konflik dengan mengelola tingkat konflik melalui pendinginan suasana” akan tetapi tidak berurusan dengan masalah yang pada awalnya menimbulkan konflik itu.

Metode pertama adalah mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kedua kelompok metode kedua mempersatukan kelompok tersebut untuk menghadapi ancaman atau musuh yang sama.

Metode Penyelesian Konflik

Metode ini dapat terjadi melalui cara-cara 1) kekerasan ( Forcing) yang bersifat penekanan otokratik 2) penenangan (smoolling ) yaitu cara yang lebih diplomatis 3) penghindaran ( avoidance ) dimana manajer menghindar untuk mengambil posisi yang tegas 4) penentuan melalui suara terbanyak ( majority rule ) mencoba untuk menyelesaikan konflik antar kelompok prosedur yang adil. 

Konflik Struktural

1. Konflik Hirarki, konflik yang terjadi diberbagai tingkatan organisasi. Contoh konflik manajemen puncak dengan manajemen menengah, konflik antar manajer dengan karyawan.

2. Konflik Fungsional, konflik yang terjadim antar departemen fungsional organisasi. Contoh konflik antar bagian produksi dengan bagian pemasaran dengan bagian produksi dan sebagainya.

3. Konflik Linistaf konflik yang terjadi antar lini dengan staf karena ada perbedaan-perbedaan di antara keduanya.

4. Konflik Formalinformal, konflik yang terjadi antara organisasi formal dengan informal. 

Konflik Lini Dan Staf

Bentuk umum dari konflik organisasi adalah konflik antara para anggota lini dan staf. Perbedaan ini memungkinkan para anggota lini dan staf untuk melaksanakan tugas mereka masing-masing secara efektif.

 

Pandangan lini :

Para anggota lini berpendapat bahwa para anggota staf mempunyai empat keluarga 

1. staf melampaui wewenang

2. staf tidak memberikan advis yang sehat

3. staf menumpang keberhasilan lini

4. staf mempunyai prespektif yang sempit

 

Pandangan staf

1. Lini tidak mau meminta bantuan staf pada waktu yang tepat

2. Lini menolak gagasan baru

3. Memberi wewenang yang terlalu kecil kepada staf

 

Penanggulangan Konflik Lini dan Staf

1. Penegasan tentang tanggung jawabnya

2. Pengintegrasian kegiatan-kegiatan

3. Mengajarkan lini untuk menggunakan staf

                                        4. Mendapatkan pertanggung jawaban staf atas hasil-hasil 

NARASUMBER : 

http://janithatriana.blogspot.com/2010/11/bab-xii-perubahan-dan-pengembangan.html

BAB XI (KEPEMIMPINAN)

KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan
Proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok.
Tipe-tipe Kepemimpinan
a. Deserter, tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksi maupun terhadap manusia
pekerjanya rendah ; gaya kepemimpinan terburuk.
b. Missionary, tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksi rendah, sedangkan
perhatian terhadap manusia pekerjanya paling besar ; gaya kepemimpinan berorientasi pada
manusia pekerja.
c. Autocrat, tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksi paling besar sedangkan
perhatian terhadap manusia pekerjanya rendah ; gaya kepemimpinan berorientasi pada
produksi.
d. Compromiser, tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksi, maupun terhadap
manusia pekerja sedang-sedang saja ; gaya kepemimpinan berimbang.
e. Executive, tipe pemimpin yang perhatiannya baik terhadap produksi maupun terhadap
manusia pekerjanya paling besar ; gaya kepemimpinan terbaik.
Teori X dan Y dari Mc Gregor
a. Teori X beranggapan bahwa :
Rata-rata karyawan itu malas dan tidak suka bekerja. Umumnya karyawan tidak berambisi dan menghindarkan tanggung jawab. Karyawan lebih suka dibimbing, diperintah dan dikendalikan. Karyawan lebih mementingkan diri sendiri dan tidak mempedulikan sasaran organisasi. Tipe kepemimpinan teori x adalah “otoriter” sedang gaya kepemimpinannya berorientasi pada “prestasi”.
b. Teori Y beranggapan bahwa :
Rata-rata karyawan rajin dan sesungguhnya bekerja, sama wajarnya dengan bermainmain
dan beristirahat. Lazimnya karyawan dapat memikul tanggung jawab dan berambisi untuk maju. Karyawan selalu berusaha untuk mencapai sasaran organisasi dan mengembangkan dirinya untuk mencapai sasaran itu.

• PENDEKATAN PERILAKU KEPEMIMPINAN

1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan

Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.

2. Gaya-gaya Kepemimpinan

Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi Gaya dengan orientasi tugas dan  Gaya berorientasi dengan karyawan. Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.

• TEORI X DAN TEORI Y DARI MC GREGOR

Douglas McGrogor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep ini terkenal karena menggunakan asumsi-asumsi sifat dasar manusia. Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter dan sebaiknya seorang pemimpin yang menyukai teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratik.

Penelitian Di Universitas Ohio State Dan Michigan 

Di universitas Ohio State, para peneliti mencoba mempelajari efektifitas dari perilaku kepemimpinan untuk menentukan mana yang paling efektif dari kedua 

Pendekatan Situasional “ Contingency”

Pendekatan ini menggambarkan tentang gaya kepemimpian yang tergantung pada faktor situasi, karyawan, tugas, organisasi dan variabel lingkungan lainnya.

Mary Parker Follectt mengatakan bahwa ada tiga faktor utama yang mempengaruhi kepemimpinan yaitu 1) pemimpin, 2) bawahan 3) Situasi juga pemimpin harus berorientasi pada kelompok.

• PENDEKATAN-PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN

II. A. Pendekatan Sifat

• Pada umumnya studi-studi kepemimpinan pada tahap awal mencoba meneliti tentang watak individu yang me lekat pada diri para p emimpin, seperti misalnya: kecerdasan, kejujuran, kematangan, ketegasan, kecakapan berbicara, fleksibilitas dalam bergaul, status sosial ekonomi mereka dan lain-lain
• (Bass 1960, Stogdill 1974). Stogdill (1974) menyatakan bahwa terdapat enam kategori faktor pribadi yang membedakan antara pemimpin dan pengikut, yaitu kapasitas, prestasi, tanggung jawab, partisipasi, status dan situasi. Namun demikian banyak studi yang menunjukkan bahwa faktor-faktor yang membedakan antara pemimpin dan pengikut dalam satu studi tidak konsisten dan tidak didukung dengan hasil-hasil studi yang lain. Disamping itu, watak pribadi bukanlah faktor yang dominant dalam menentukan keberhasilan kinerja manajerial para pemimpin

II.B Kepemimpinan Menurut Teori Perilaku (Behavioral Theory)

Berusaha melihat perilaku pemimpin yang membedakan dengan perilaku bukan pemimpin, atau pemimpin efektif dengan kurang efektif. Ada dua jenis fungsi pemimpin:

• Berkaitan dengan Tugas
• Berkaitan dengan kehidupan Sosial
• Teori Tannenbaum dan Warren H. Schmidt.
• Menggambarkan gaya kepemimpinan merupakan garis kontinum dengan dua titik ekstrim yaitu:
• Fokus pada atasan
• Fokus pada bawahan
• Gaya kepemimpinan akan dipengaruhi oleh:
• Faktor dari manajer
• Faktor dari karyawan
• Faktor dari situasi

NARASUMBER : 

http://janithatriana.blogspot.com/2010/11/bab-xi-kepemimpinan.html

BAB X (KOMUNIKASI)

KOMUNIKASI 

            Komunikasi ada di mana-mana, di rumah, dikampus, di Mesjid, di Kantor dan 
sebagainya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian 
(Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa tiga perempat (70%) waktu bangun kita 
digunakan untuk berkomunikasi  – membaca, menulis dan mendengar an  (We spend an 
estimated three-fourths of our waking hours in some form of communications-reading, 
writing, speaking and listening) Komunikasi menentukan kualitas hidup kita. 
  Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan 
dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi syarat  seorang  
pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat 
jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers 
(1969:180) mengatakan  “Leadership is Communication.  Kemampuan berkomunikasi 
akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan  tugasnya. 
Setiap pemimpin  (leader) memiliki pengikut  (flower)  guna meralisir gagasannya dalam 
rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi  
seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain. 
Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi. 
  Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan  dan 
pengawasan dengan memberdayakan   anggota organisasi dan penggunaan sumber daya 
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 
2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu 
pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara 
mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk 
mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7)  



  Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua 
usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan 
utama mengapa manajemen itu dibutuhkan.  Pertama  : Untuk mencapai tujuan. 
Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi;  kedua :   2
Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatankegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, 
maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, 
masyarakat dan pemerintah.  Ketiga :  Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu 
kerja organisasi dapat diukur dengan  banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang 
umum adalah efisiensi dan efektivitas. 

B. Komunikasi Dalam Organisasi 

Komunikasi  dalam  organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang 
dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan kha layak yang ada 
kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk 
mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). 
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal 
komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua  alasan, 
pertama,  komunikasi adalah proses melalui mana fungsi- fungsi manajemen mulai dari 
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai;  kedua, 
komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi 
waktu mereka. 
  Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas 
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar 
perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan 
komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan 
manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. 
Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi- fungsi manajemen melalui 
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. 
  Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, 
baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, 
staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, 
surat dan laporan- laporan. 
  
C. Model Komunikasi dalam Organisasi 

Model komunikasi yang paling sederhana adalah adanya pengirim, berita (pesan) 
dan penerima seperti gambar berikut ini : 

Model ini menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, 
komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh seorang dapat mengirimkan pesan, 
tetapi bila tidak ada yang menerima atau yang mendengar, komunikasi tidak akan terjadi. 
Model komunikasi yang terperinci, dengan unsur-unsur penting dalam suatu 
organisasi yaitu : 
1.  Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang  
2. diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan symbol-simbol, kemudian  
3. disampaikan atau dikirimkan sebagai pesan kepada penerima 
4. penerima menangkap symbol-simbol dan 
5. diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan 
6. mengirimkan berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim. 

Sumber (source) atau pengirim mengendalikan berbagai pesan yang dikirim, 
susunan yang digunakan, dan saluran mana yang akan digunakan untuk mengirim pesan 
tersebut. 
Mengubah pesan ke dalam berbagai bentuk simbo-simbol verbal atau nonverbal 
yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, 
berakan dsb. 
  Langkah ketiga  sumber mengirimkan pesan melalui berbagai saluran komunikasi 
silan. Manfaat komunikasi lisan, antar pribadi adalah kesempatan untuk berinteraksi 
antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, 
intonasi suara, dll) disampaikannya pesan secara tepat, dan memungkinkan umpan bali 
diproleh. Sedangkan komunikasi terulis dapat disampaikan melalui media seperti :memo, 
Pengirim                                 Pesan      Penerima   4
surat, laporan, catatan, bulletin, surat kabar dsb. Komunikasi tulisan mempunyai 
kelebihan dalam penyediaan laporan atau dokumen untuk kepenting masa mendatang.  
  Langkah keempat adalah penerimaan pesan oleh pihak penerima. Pada umumnya 
penerima menerima pesan melalu panca indera mereka.. banyak pesan penting yang 
tidak diterima oleh seseorang karena mereka tidak menerima pesan karena kesalahan 
dalam mememilih media yang tepat. 
  Langkah kelima adalah decoding. Hal ini menyangkut memahami symbol-simbol 
yang dipergunakan oleh pengirim (sumber). Ini amat dipengaruhi oleh latar belakang, 
kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga dan gangguan disekitarnya. Dalam 
komunikasi dua arah antara pimpinan dan stafnya (atasan dan bawahan) kemampuan 
pimpinan dalam berkomunikasi menjadi factor penentu berhasil tidaknya orang lain 
memahami ide, gagasan yang ia sampaikan. 
  Langkah terakhir adalah umpan balik. Setelah pesan diterima dan diterjemahkan, 
penerima memberikan respon, jadi komunikasi adalah proses yang berkesinambungan 
dan tak pernah berakhir. Inilah yang disebut bahwak komunikasi  yang efektif itu akan 
menimbulkan interaksi yang baik pula dalam melaksanakan tujuan organisasi. 


D. Hambatan-Hambatan Te rhadap Komunikasi yang Efektif 

1. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan 
spesialisasi. 
Tingkat khirarkhi bila suatu organisasi tumbh, dan strukturnya berkembang, akan 
menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan harus melalui tingkatan 
(jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama barulah pesan itu sampai. 
Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada 
jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke seluruh bagian yang ada dalam 
organisasi tersebut.  
Spesialisasi artinya adalah prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan masalahmasalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan. 
Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah- istilah dalam pekerjaan  mereka masing 
dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul 
salah pengertian dan sebagainya.   5
2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi 
  Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan 
menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatanhambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator 
(Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam 
penggunaan bahasa. 
Persepsi selektif adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seorang 
menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia terima. Persepsi 
seseorang akan dipengaruhi oleh pengalaman masing-masing.  Untuk itu diharapkan 
seorang manejer memahami sebanyak mungkin tentang kerangka piker, keinginan, 
kebutuhan, motif, tujuan dan tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikasi 
dalam organisasi yang ia pimpin menjadi efektif. 
  Status Komunikator artinya hambatan utama komunikasi adalah kecendrungan 
untuk menilai terutama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang 
dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa 
komunikator dapat dipercayai. 
Keadaan membela diri. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun 
penerima pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikasi. 
      Pendengaran lemah. Manejer harus belajar untuk mendengar secara  efektif agar 
mampu mengatasi hambatan ini. 
Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang 
terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai 
contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam, 
satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang tidak konsisten seperti 
nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi. 

E. Pedoman komunikasi yang baik 

1. Teliti tujuan sebenarnya dalam setiap berkomunikasi 
2. Pertimbangkan keadaan fisik dan fisikhis orang lain dalam berkomunikasi 
3. Konsultasikan dengan berbagai pihak setiap proses manejemen mulai dari 
merencanakan sampai evaluasi.   6
4. Perhatikan tekanan nada dan eksperesi wajah sesuai dengan isi pesan yang 
disampaikan. 
5. Perhatikan konsistensi dalam berkomunikasi 

NARASUMBER : 

http://janithatriana.blogspot.com/2010/11/bab-x-komunikasi.html

BAB IX (PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI)

MOTIVASI:

• PENTINGNYA MOTIVASI

Motivasi berasal dari bahasa latin movere yang berarti dorongan atau menggerakkan. Dalam kehidupan, motivasi memiliki peranan yang sangat penting. Sebab, motivasi adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia, sehingga mau bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal.

Tanpa adanya motivasi dalam diri seseorang, maka dapat dipastikan bahwa orang itu tidak akan bergerak sedikitpun dari tempatnya berada. Begitupun dalam kehidupan berorganisasi, motivasi organisasi sangat mutlak adanya.

Sehebat apapun recana yang telah dibuat oleh ketua organisasi, apabila dalam proses aplikasinya dilakukan oleh anggota yang kurang atau bahkan tidak memiliki motivasi yang kuat, maka akan menyebabkan tidak terealisasinya rencana tersebut.

Tidak salah jika kemudian Flipo mendefinisikannya dengan "Direction or motivation is essence, it is a skill in aligning employee and organization interest so that behavior result achievement of employee want simultaneously with attainment or organizational objectives. Motivasi organisasi adalah suatu keahlian, dalam mengarahkan pegawai dan organisasi agar mau bekerja secara berhasil, sehingga keinginan para pegawai dan tujuan organisasi sekaligus tercapai.

Berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, manusia akan termotivasi oleh kebutuhan yang dimilikinya. Pendapat ini sejalan dengan Robin yang mengemukakan bahwa Motivasi organisasi adalah kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi untuk tujuan organisasi yang dikondisikan oleh kemampuan upaya itu dalam memenuhi beberapa kebutuhan individual.

Baron dalam Mangkunegara mendefinisikan motivasi organisasi sebagai proses pemberian dorongan kepada anak buah supaya anak buah dapat bekerja sejalan dengan batasan yang diberikan guna mencapai tujuan organisasi secara optimal. Motivasi ini dapat pula dikatakan sebagai energi untuk membangkitkan dorongan dalam diri.

Terkait dengan motivasi organisasi, perlu kita pahami, lima fungsi utama manajemen adalah planning, organizing, staffing, leading, dan controlling. Pada pelaksanaannya, setelah rencana dibuat (planning), organisasi dibentuk (organizing), dan disusun personalianya (staffing).

Langkah berikutnya adalah menugaskan atau mengarahkan anggota menuju ke arah tujuan yang telah ditentukan. Fungsi pengarahan (leading) ini secara sederhana adalah membuat anggota melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan.

Memotivasi organisasi merupakan kegiatan kepemimpinan yang termasuk di dalam fungsi ini. Kemampuan ketua organisasi untuk memotivasi anggotanya akan sangat menentukan efektifitas ketua.

Ketua harus dapat memotivasi para anggotanya agar pelaksanaan kegiatan dan kepuasan kerja mereka meningkat. Jika ketua membiarkan anggotanya berjalan tanpamotivasi, maka bisa dipastikan kinerja organisasi yang memburuk, menemukan kegagalan program kerja, bahkan terancam bubar.

Menurut Atkinson, suatu organisme (dalam hal ini manusia dan hewan) yang dimotivasi akan terjun ke dalam suatu aktivitas secara lebih giat dan lebih efisien daripada yang tidak dimotivasi. Selain menguatkan organisme itu, motivasi organisasi cenderung mengarahkan perilaku (orang yang lapar dimotivasi untuk mencari makanan untuk dimakan; orang yang haus, untuk minum; orang yang kesakitan, untuk melepaskan diri dari stimulus/rangsangan yang menyakitkan.

Jika demikian, motivasi organisasi memegang peranan yang tidak bisa diremehkan. Banyak cara yang bisa dilakukan, baik secara formal maupun informal. Baik secara organisatoris maupun pendekatan secara personal.

Sebagai pimpinan organisasi, sebisa mungkin bisa memahami masalah anggotanya, sehingga bisa memecahkan masalah secara bersama. Peran evaluasi sangat penting dalam hal ini, sehingga tidak ada anggota yang merasa terpaksa menjalankan roda organisasi. Apalagi, jika organisasi bersifat sukarela, alias tidak ada upah kerja untuk anggotanya.

PANDANGAN MOTIVASI DALAM ORGANISASI 

Ada dua factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuaan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal disebut prestasi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan presepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Model Tradisional

Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan system pengupahan intensif untuk memacu para pekerjaan agar memberikan produktivitas yang tinggi.

Model Hubungan Manusiawi 

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menentukan bahwa kontrak-kontrak soisal karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan social dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

Model Sumber Daya Manusia

McGregor Maslow. Argyris dan Lkert mengkritik model hubungan manusaiwi bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

• TEORI-TORI MOTIVASI

Motivasi merupakan satu penggerak dari dalam hati seseorang untuk melakukan atau mencapai sesuatu tujuan. Motivasi juga bisa dikatakan sebagai rencana atau keinginan untuk menuju kesuksesan dan menghindari kegagalan hidup. Dengan kata lain motivasi adalah sebuah proses untuk tercapainya suatu tujuan. Seseorang yang mempunyai motivasi berarti ia telah mempunyai kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam kehidupan..

Motivasi dapat berupa motivasi intrinsic dan ekstrinsic. Motivasi yang bersifat intinsik adalah manakala sifat pekerjaan itu sendiri yang membuat seorang termotivasi, orang tersebut mendapat kepuasan dengan melakukan pekerjaan tersebut bukan karena rangsangan lain seperti status ataupun uang atau bisa juga dikatakan seorang melakukan hobbynya. Sedangkan motivasi ekstrinsik adalah manakala elemen elemen diluar pekerjaan yang melekat di pekerjaan tersebut menjadi faktor utama yang membuat seorang termotivasi seperti status ataupun kompensasi.

Banyak teori motivasi yang dikemukakan oleh para ahli yang dimaksudkan untuk memberikan uraian yang menuju pada apa sebenarnya manusia dan manusia akan dapat menjadi seperti apa. Landy dan Becker membuat pengelompokan pendekatan teori motivasi ini menjadi 5 kategori yaitu teori kebutuhan,teori penguatan,teori keadilan,teori harapan,teori penetapan sasaran.

A. TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW (1943-1970)

Abraham Maslow (1943;1970) mengemukakan bahwa pada dasarnya semua manusia memiliki kebutuhan pokok. Ia menunjukkannya dalam 5 tingkatan yang berbentuk piramid, orang memulai dorongan dari tingkatan terbawah. Lima tingkat kebutuhan itu dikenal dengan sebutan Hirarki Kebutuhan Maslow, dimulai dari kebutuhan biologis dasar sampai motif psikologis yang lebih kompleks; yang hanya akan penting setelah kebutuhan dasar terpenuhi. Kebutuhan pada suatu peringkat paling tidak harus terpenuhi sebagian sebelum kebutuhan pada peringkat berikutnya menjadi penentu tindakan yang penting.

• Kebutuhan fisiologis (rasa lapar, rasa haus, dan sebagainya)

• Kebutuhan rasa aman (merasa aman dan terlindung, jauh dari bahaya)

• Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki (berafiliasi dengan orang lain, diterima, memiliki)

• Kebutuhan akan penghargaan (berprestasi, berkompetensi, dan mendapatkan dukungan serta pengakuan)

• Kebutuhan aktualisasi diri (kebutuhan kognitif: mengetahui, memahami, dan menjelajahi; kebutuhan estetik: keserasian, keteraturan, dan keindahan; kebutuhan aktualisasi diri: mendapatkan kepuasan diri dan menyadari potensinya)

Bila makanan dan rasa aman sulit diperoleh, pemenuhan kebutuhan tersebut akan mendominasi tindakan seseorang dan motif-motif yang lebih tinggi akan menjadi kurang signifikan. Orang hanya akan mempunyai waktu dan energi untuk menekuni minat estetika dan intelektual, jika kebutuhan dasarnya sudah dapat dipenuhi dengan mudah. Karya seni dan karya ilmiah tidak akan tumbuh subur dalam masyarakat yang anggotanya masih harus bersusah payah mencari makan, perlindungan, dan rasa aman.

B. TEORI MOTIVASI HERZBERG (1966)

Menurut Herzberg (1966), ada dua jenis faktor yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan dan menjauhkan diri dari ketidakpuasan. Dua faktor itu disebutnya faktorhigiene (faktor ekstrinsik) dan faktor motivator (faktor intrinsik). Faktor higiene memotivasi seseorang untuk keluar dari ketidakpuasan, termasuk didalamnya adalah hubungan antar manusia, imbalan, kondisi lingkungan, dan sebagainya (faktor ekstrinsik), sedangkan faktor motivator memotivasi seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan, yang termasuk didalamnya adalah achievement, pengakuan, kemajuan tingkat kehidupan, dsb (faktor intrinsik). 

C. TEORI MOTIVASI DOUGLAS McGREGOR

Mengemukakan dua pandangan manusia yaitu teori X (negative) dan teori y (positif), Menurut teori x empat pengandaian yag dipegang manajer

karyawan secara inheren tertanam dalam dirinya tidak menyukai kerja

karyawan tidak menyukai kerja mereka harus diawasi atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.

Karyawan akan menghindari tanggung jawab.

Kebanyakan karyawan menaruh keamanan diatas semua factor yang dikaitkan dengan kerja.

Kontras dengan pandangan negative ini mengenai kodrat manusia ada empat teori Y :

karyawan dapat memandang kerjasama dengan sewajarnya seperti istirahat dan bermain.

Orang akan menjalankan pengarahan diri dan pengawasan diri jika mereka komit pada sasaran.

Rata rata orang akan menerima tanggung jawab.

Kemampuan untuk mengambil keputusan inovatif.

D. TEORI MOTIVASI VROOM (1964)

Teori dari Vroom (1964) tentang cognitive theory of motivation menjelaskan mengapa seseorang tidak akan melakukan sesuatu yang ia yakini ia tidak dapat melakukannya, sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat dapat ia inginkan. Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan oleh tiga komponen, yaitu:

• Ekspektasi (harapan) keberhasilan pada suatu tugas

• Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan outcome tertentu).

• Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan posistif, netral, atau negatif.Motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi harapanMotivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang diharapkan

E. Achievement TheoryTeori achievement Mc Clelland (1961), 

 yang dikemukakan oleh Mc Clelland (1961), menyatakan bahwa ada tiga hal penting yang menjadi kebutuhan manusia, yaitu:

• Need for achievement (kebutuhan akan prestasi)

• Need for afiliation (kebutuhan akan hubungan sosial/hampir sama dengan soscialneed-nya Maslow)

• Need for Power (dorongan untuk mengatur)

F. Clayton Alderfer ERG

 Clayton Alderfer mengetengahkan teori motivasi ERG yang didasarkan pada kebutuhan manusia akan keberadaan (exsistence), hubungan (relatedness), dan pertumbuhan (growth). Teori ini sedikit berbeda dengan teori maslow. Disini Alfeder mngemukakan bahwa jika kebutuhan yang lebih tinggi tidak atau belum dapat dipenuhi maka manusia akan kembali pada gerakk yang fleksibel dari pemenuhan kebutuhan dari waktu kewaktu dan dari situasi ke situasi.  

NARASUMBER : 

http://janithatriana.blogspot.com/2010/11/bab-ix-pengarahan-dan-pengembangan.html